Письменные и устные обращения

Делопроизводство по заявлениям, обращениям граждан, учреждений, организаций, предприятий по социально-правовым вопросам ведется в соответствии с порядком ведения делопроизводства в организации. Обращения, поступающие в ФБУ "Архангельский ЦСМ", учитываются и регистрируются в "Журнале регистрации" в день поступления. При регистрации обязательно указывается:

1. • в графе «Номер» проставляется порядковый номер обращения;
   • в графе «Дата поступления» проставляется дата получения и регистрации;
   • в графе «Сведения о заявителе» указывается фамилия, имя, отчество гражданина и адрес для отправки ответа на обращение;
   • в графе «Краткое содержание» излагается краткое содержание обращения;
   • в графе «Ответственный исполнитель» ставится подпись (с расшифровкой фамилии) должностного лица (либо лица его замещающего), получившего обращение для рассмотрения и подготовки ответа;
   • в графе «Исходящий номер и дата ответа заявителю» проставляется исходящий номер ответа на обращение и дата ответа;
   • регистрационная карточка ставится на контроль в соответствии с установленными законодательством РФ сроками.
2. На письменном обращении в правом нижнем углу первого листа проставляется регистрационный штамп, в котором указывается регистрационный номер и дата. По просьбе обратившегося гражданина на копии или втором экземпляре принятого обращения ставится отметка с указанием номера, даты приема обращения, подписи (с расшифровкой фамилии) принявшего обращение сотрудника организации.
3. Поступившие обращения докладываются руководству в день их поступления.
   Обращения граждан, не требующие доклада руководству, направляются для исполнения в структурные подразделения. Руководители структурных подразделений ЦСМ обеспечивают оперативное рассмотрение обращений и передачу исполнителю в день поступления, а так же осуществляют контроль за качественным исполнением.
   Если обращение направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, который обязан ознакомить с ним всех других в оперативном порядке (в день получения документа) и организовать в указанный срок его исполнение.
4. Письменное обращение, поступившее в ЦСМ, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации. В исключительных случаях, ЦСМ вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.
5. Ответ на обращение подписывается директором либо уполномоченным на то лицом.
6. Регистрация ответов на обращения гражданина и формирование дел осуществляется работниками канцелярии. При регистрации ответа заявителю, на письме проставляется регистрационный номер согласно "Журнала регистрации".
   
7. Ответ на обращение, поступившее в ЦСМ в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
8. Устные обращения граждан (личный прием) в ЦСМ проводится руководителем и уполномоченными на то лицами. Информация о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан.
   • При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
   • Содержание устного обращения заносится секретарем руководителя в карточку личного приема гражданина. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
   • Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном российским законодательством.
   • В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию руководства ЦСМ, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
   • В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
9. Контроль за своевременным и полным рассмотрением обращений осуществляется ответственным сотрудником ЦСМ.